Gerir uma empresa, independentemente do tamanho, não é um processo simples. Obviamente quanto maior a empresa, maior o desafio. Uma gestão profissional é fundamental para a prosperidade de um negócio, não podendo ser encarada como um acessório.
Existem vários modelos e formas de gestão empresarial, cada qual com seu benefício e dificuldades. Neste artigo, vamos abordar o método de gestão por processos. Você o conhece e sabe o que ele pode fazer pelo seu negócio?
Aproveite a leitura para se inteirar, conhecer o método e, quem sabe, adotá-lo no seu negócio.
Integrando Ilhas para formar continentes
Ainda que não estejam bem definidos, os setores da empresa — comercial, financeiro, recursos humanos, marketing e outros — estão presentes em todas elas. O mercado, seja por falta de amadurecimento ou por questão cultural, tem uma mentalidade de silo, isto é, cada departamento existente não se comunica um com o outro, deixando de haver um fluxo de informação entre os departamentos pois eles não se relacionam nem compartilham sucesso ou conhecimento. Assim, fica muito difícil enxergar a empresa como um todo e ter resultados que façam jus ao seu potencial.
O modelo de gestão por processos age exatamente para eliminar essa fraqueza, propondo uma sistematização das atividades por meio da integração de departamentos. O resultado é a criação de uma unidade dentro do processo de trabalho, com bastante comunicação, eficiência e ganhos de diversas formas.
Entenda a seguir um pouco mais sobre esse método.
O que é gestão por processos?
[blockquote author=”” link=”” target=”_blank”]A gestão de processos é um método de gestão empresarial com uma visão sistêmica que integra as partes ao todo e leva em consideração a relação entre elas.[/blockquote]
Imagine o corpo humano. O pulmão existe e funciona separadamente do coração, porém caso um dos dois falte, o corpo perecerá. Nesta analogia, sua empresa é o corpo, e os departamentos são os órgãos. É necessária uma total sinergia entre os departamentos para a empresa prosperar. isso que a gestão de processos propões. Sinergia.
Como aplicar a metodologia dentro de uma empresa?
Por mexer com alguns dogmas de mercado e visões de gestores muitas vezes engessadas, é comum reinar a mentalidade de silo. Então é necessário ter um pouco de paciência e implementar essas melhorias pelo seu setor. Afinal, esta é uma mudança que terá que partir da alta gerência.
Qual a importância dentro da empresa?
Através de uma gestão eficiente a empresa ganha agilidade, produtividade, eficiência além de conseguir reduzir custos.
Ganho de agilidade
Quando um processo está mapeado e você consegue enxergar todos os gargalos, fica mais fácil para contorná-los e até os eliminar. Assim o fluxo segue de forma contínua, sem interrupções.
Ganho de produtividade
Quando os gargalos são eliminados, os índices de produtividade tendem a aumentar, tendo mantido constante todos os outros fatores.
Ganho de eficiência
Deste modo a empresa consegue fazer mais por menos, e isso pode impactar bastante a cultura organizacional. Assim, ela pode oferecer melhores salários e reduzir a jornada de trabalho (de acordo com a lei). Existem estudos que mostram que jornadas mais reduzidas implicam em índices maiores de produtividade!
Redução de custos
Se você consegue identificar onde o recurso está sendo gasto, é mais provável que identifique também onde está o desperdício. Isso se aplica tanto para o recurso material quanto para o humano.
Integração maior entre os setores
Como tudo está mapeado, ao longo da cadeia produtiva, todos conhecem o seu papel e os processos. Isso garante maior rapidez na execução e maior qualidade do serviço ou produto.
Elimina falhas de comunicação
Quando conseguimos implementar uma gestão por processos, eliminamos as falhas de comunicação que podem implicar numa percepção ruim ante o cliente ou ocasionar defeitos e vícios durante o processo produtivo. Diminui também o retrabalho.
Quais as fases da gestão por processos?
Agora que já conhecemos as vantagens da gestão por processos, veremos como implantar esse modelo.
Mesmo que a alta direção esteja de olhos fechados para a mudança, você pode aplicar o modelo no seu departamento. Quem sabe isso não abra o olho de seus superiores. Afinal que gestor não quer sua empresa funcionando como um relógio suíço?
Veja abaixo as cinco fases fundamentais da aplicação do método de gestão por processos.
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Mapeamento
Já foi citado acima esse tal do mapeamento. Mas afinal o que é isso?
Mapear é identificar todas as atividades relacionadas a esse processo. Só a partir desse mapeamento é possível saber quais as melhorias que podem ser implementadas.
Para fazer um mapeamento, conduza uma entrevista com os funcionários de cada setor e responsáveis por cada atividade. Mas é possível ir além. Observe as atividades dos funcionários e anote tudo o que eles fazem e o tempo que demoram a fazer. Ao final desse processo você terá uma forma detalhada de como sua empresa, em todos os setores, funciona na prática.
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Modelagem
Agora que conhece todos os processos e atividades, é chegada a hora de desenhar esses processos. Sim, isso mesmo, desenhar. O resultado de um mapeamento cartográfico é um mapa, então, de modo análogo, o resultado de seu mapeamento será um mapa também. Porém é um mapa empresarial.
Faça fluxogramas para entender como o processo flui. Junto a cada atividade, coloque o seu autor e o tempo que demora para finalizar.
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Melhoria
Caso identifique um gargalo, pense numa melhor maneira para realizar essa atividade, ou se de fato ela é importante para o processo como um todo.
É nesta fase que está o pulo do gato em relação a quem não pratica gestão por processos. Ao identificar seus pontos fracos, consegue eliminá-los e assim estar um passo à frente de seu concorrente.
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Implantação
De nada adianta fazer tudo isso sem haver um treinamento para que cada funcionário dentro de sua empresa saiba o que fazer. Além disso, é importante deixar tudo documentado. Deste modo, cada funcionário novo saberá o que fazer e será mais fácil sua integração aos valores e cultura da empresa.
É nesta fase que muitos treinamentos ocorrem, justamente para melhorar os processos.
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Monitoramento
Tudo está tudo mapeado, modelado, otimizado e todos sabem o que fazer. Então a empresa agora vai ter resultados como nunca, mas é fundamental que haja uma certificação de que os processos continuam fluidos, não haja engessamento em nenhum setor e que os setores continuem integrados, sem falha de comunicação e comprometidos com o objetivo comum.
Além do mais, na teoria alguma mudança pode parecer genial, mas, na prática se demonstrar ruim. Assim, com o monitoramento constante, podemos já adaptar o processo sem que seja necessário voltar à estaca zero.
A gestão por processos é uma excelente maneira de aumentar não só o faturamento de sua empresa, como aumentar seu resultado financeiro.
Além do ganho financeiro, a cultura empresarial sairá beneficiada, o seu serviço ou produto final têm um ganho perceptível de qualidade e seu cliente sai mais satisfeito.
Continue acompanhando nosso blog, sempre teremos conteúdo como este para auxiliá-lo a melhorar sua empresa.
